Adjoint Administratif - VAUCHELLES LES QUESNOY
Référence : O080241105000024
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vauchelles-les-Quesnoy
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Maire et de ses adjoints , au sein du secrétariat, l'agent exercera des missions en réelle polyvalence avec la capacité de remplacer ses collègues en cas d'absence sur l'ensemble des missions.
Traitement des dossiers et saisie de documents
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
" Accueil physique et téléphonique du public
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gérer les services communaux existants(salle, bibliothèque, ...)
ACTIVITÉS ET COMPÉTENCES TECHNIQUES
ASSISTANT OU ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Fiche n° C1E/13 Centre national de la fonction publique territoriale
Rédiger des notes synthétiques
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
" Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
" Planification et suivi
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Profil recherché
EXIGENCES REQUISES
Qualifications nécessaires :
connaissances en secrétariat, maitrise des logiciels WORD et EXCEL,
Compétences requises et connaissances professionnelles :
Les « savoir » :
Connaître le fonctionnement de la Mairie,
Connaître et savoir utiliser les documents support de la réglementation et leurs principes
Les « savoir-faire » :
Savoir utiliser l'informatique, internet,
Savoir être rigoureux, précis et méthodique dans son travail oral et écrit,
Savoir évaluer les demandes,
Maitriser les règles de grammaire et d'orthographe,
Ecriture lisible et soignée.
Les « savoir être comportemental » :
Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse,
Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative, recherche des informations
Maitrise de soi : self contrôle et capacité à travailler dans l'urgence, gestion du stress.
Rigueur : organisation, précision et méthode, dynamisme, conscience professionnelle, motivation, et ponctualité,
Sens de l'usager : esprit de qualité (répondre de manière claire et courtoise, quel que soit le contexte).
Sens de la Collectivité : confidentialité des informations traitées, devoir de réserve. Garant de l'image du service public, de la collectivité, et du service.
Communication : sens du contact et de l'écoute. Respect de l'autre, empathie et disponibilité.
À propos de l'offre
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CV et Lettre de motivations
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
