Chargé de gestion Administrative et Juridique (F/H)

Activités principales
PÔLE JURIDIQUE :

·        Assurer, dans sa globalité, le suivi administratif des contrats de recherche avec ou sans flux financier (accord cadre, contrat de collaboration de recherche, contrat de prestation de services, CIFRE, convention de reversement, consortium, accord de confidentialité, commande de prestations de services …) ;
·        Prise en charge du circuit de signatures et intégration des informations dans le logiciel de suivi des contrats, informer l’ensemble des parties prenantes par e-mail une fois le contrat signé, mise à jour des données relatives aux contrats et archivage électronique de l’ensemble des contrats sur ce logiciel ;
·        Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services internes et extérieurs ;
·        Garantir l’interface entre le pôle juridique et l’équipe financière pour la validation globale des contrats et le suivi des documents financiers internes associés au contrat ;
·        Valider la conformité aux modèles officiels de l’école de certaines conventions simples ;
·        Assistance dans les procédures liées aux brevets et mise en signature des documents associés, mise à jour de la base de données dédiée ;
·        Réceptionner et distribuer le courrier au sein de l’équipe.
CELLULE INTERNATIONALE :

·        Mettre en place un accueil personnalisé des doctorants et chercheurs internationaux nouvellement arrivés (vérification des titres de séjour, conseils sur les démarches administratives à effectuer pour leur installation en France et sur le périmètre CS pour eux et leurs proches, recherche de logement) ; Assurer le suivi des doctorants et chercheurs durant leur séjour pour les renouvellements de titres de séjour et les démarches administratives associées ;
·        Réaliser l’intégration des informations dans les bases de données internes et outils de gestion du service et assurer l’archivage physique et électronique des dossiers individuels ;
·        En autonomie, assurer le suivi administratif complet des conventions d’accueil et conventions de séjour de recherche en lien en support aux laboratoires de recherche. Vérifier la conformité des documents et des déclarations, en lien si nécessaire avec le pôle juridique et la responsable de l’équipe administrative ;
·        Assurer la mise à jour des outils de communication de la cellule internationale (flyer, site web).
·        Renforcer la visibilité de la cellule internationale en redynamisant le réseau de référents internationaux au sein des laboratoires.
·        Organiser et animer les réunions avec les différents intervenants des laboratoires.
·        Participer aux évènements des réseaux de référent