ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) AUX SERVICES TECHNIQUES

Le secrétariat constitue une aide méthodologique au fonctionnement des services techniques : courriers, notes de service, dossier administratif pour les commandes et réception de travaux, planification, mise à jour des tableaux de bord, accueil téléphonique, émission de PV coupe-feu, gestion des prêts de clés pour intervention des entreprises extérieures).

Le secrétariat travaille en parfaite collaboration avec les chefs d’équipe au nombre de 4 et les prestataires en poste sur le site (au nombre de 2).

Vos Missions :

• Suivi sur logiciel de GMAO des bons de réparation émis par les services (15000 demandes d’intervention annuelles) ; transmission aux chefs d’équipes concernés et reporting auprès du responsable des services techniques.
• Gestion des fournitures pour ateliers : élaboration de bons de commande, réception, liquidation, dispatching du matériel.
• Gestion des relations administratives avec les entreprises prestataires en relation avec les chefs d’équipes : élaboration de bons de commande, réception (gestion des PV de réception travaux), liquidation,
• Gestion du planning des techniciens (réalisation des horaires hebdomadaires, astreintes, congés…) ,
• Gestion du stock de piles (inventaire, distribution, commande) et
• Gestion des commandes de fournitures de bureau et produits d’entretien.
• Gestion des clés et pochettes des véhicules dans le cadre de la mise à disposition des véhicules ; (hors planning de réservation).

Exigences du poste :

• Manutention inhérente à ce poste.

Compétences et Utilisation des logiciels :

• Qualité rédactionnelle,
• Excel, Word, Magh2, e-Planning, aptitude informatique pour l’apprentissage de nouveaux logiciels,
• La connaissance d’une GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) serait un plus.

Savoir-Être :

• Esprit d’équipe,
• Rigueur,
• Organisé et méthodique,
• Sens du contact,
• Autonomie,
• Réactivité,
• Discrétion,
• Réel sens du service rendu.